Первая в Казахстане платформа электронного документооборота idocs предлагает автоматизацию и оптимизацию, а также экспертизу для бизнес-процессов в области ЭДО. На данный момент компания имеет ряд продуктов и сервисов, которые позволяют бизнесу сэкономить время и средства. Например, внутренний и внешний документооборот с возможностью подписания с помощью ЭЦП и QR, интеграционный модуль 1С: Заработная плата и управление персоналом (1С: ЗУП), модуль 1С для массового подписания документов (1000 АВР в один клик), встраиваемый виджет подписания для сторонних сайтов, API и международный ЭДО.
В начале ноября компания выпустила мобильное приложение, которое позволяет управлять внутренним и внешним документооборотом со смартфона.
Всеобщая цифровизация во многих сферах и предоставляемых услугах дала возможность казахстанцам управлять рабочими и личными делами со смартфона. Для удобства пользования нашей платформой, мы разработали и выпустили простое и удобное мобильное приложение. Оно дает доступ к документам без наличия ноутбука или персонального компьютера. На данный момент у нас более 35 тысяч клиентов и 60 тысяч пользователей. Объем отправляемых документов через платформу достиг уже 100 тысяч единиц, и эта цифра продолжает расти. С учетом постоянного наличия смартфона под рукой, клиенты idocs получили доступ к новому уровню электронного документооборота. Это позволит еще быстрее управлять ЭДО
прокомментировала Шынар Галиева – CEO idocs
Сегодня, мы решили изучить функционал мобильного приложения idocs, и рассказать вам о нем в этом материале. И так, начнем!
Установка и авторизация
Мобильное приложение idocs доступно на платформах iOS от версии 15.0 и Android от 8.0 и выше. Функционал, независимо от операционной системы — одинаковый, поэтому за пример для обзора взяли Android-версию. После установки приложения необходимо пройти авторизацию, как в личный кабинет в веб-версии платформы idocs по ИИН и паролю. После авторизации, пользователям будет доступен безопасный вход с помощью отпечатка пальца, а на iPhone с помощью FaceID. В нижней части страницы входа в аккаунт также расположена инструкция пользователя.
Стоит обратить внимание, что приложением idocs могут воспользоваться только зарегистрированные пользователи, которые являются сотрудниками в профиле компании или зарегистрированные пользователи ИП и физлица.
Функционал
На стартовой странице приложения пользователям доступен выбор профиля: физлицо или юрлицо. Перейдя в один из них, открывается функционал четырех разделов:
- Требуются действия,
- Внешние,
- Внутренние,
- Профиль.
Первый уведомляет пользователя о необходимости определенного действия с новым документом. Следующие два — это внешний и внутренний документооборот, а в последнем указаны данные пользователя. В трех первых разделах имеется Фильтр по дате создания и сортировка по алфавиту или актуальности документа (новый и старый), а в верхней части интерфейса имеется строка поиска.
Прежде чем подписать документ, необходимо авторизоваться в приложении eGov Mobile для физлица и eGov Mobile Business для юрлица. При этом, ранее полученные ключи ЭЦП на ПК или ноутбуке можно использовать на смартфоне. Для этого их необходимо отправить на смартфон (например, с помощью любого мессенджера, электронной почты или облачного хранения).
Обратите внимание, если для юрлица ключи ЭЦП были получены в конце апреля 2024 года или позже, то был выдан только один сертификат ГОСТ, который используется и для авторизации и для подписания, в соответствии с обновленными правилами работы Национального удостоверяющего центра РК. Поэтому при авторизации в eGov mobile business необходимо выбрать функцию “Войти по ЭЦП ГОСТ 2015”.
В мобильных приложениях eGov Mobile и eGov Mobile Business также доступна возможность выпуска новых ключей ЭЦП для физлица и юрлица соответственно.
Подписание
Чтобы подписать внутренний или внешний документ необходимо выбрать “Документ” или “Маршрут” и нажать на зеленую кнопку “Подписать”. Далее выбрать способ подписания eGov Mobile или eGov Mobile Business. После автоматического перехода в eGov Mobile или eGov Mobile Business, нажать на кнопку “Подписать”. Появится уведомление “Подписание выполнено успешно”, а в приложении idocs документ перейдет из раздела “Требующие действия” в раздел “Внешние” или “Внутренние” со статусом “Подписан”.
Согласование, отклонение и ознакомление
Для согласования, отклонения или ознакомления документа необходимо нажать на него один раз и выбрать один из двух разделов: “Документ” или “Маршрут”, и выбрать нужное действие: “Согласовать”, “Отклонить” или “Ознакомление”. В случае отклонения документа нужно будет указать причину отклонения. Далее нажать на зеленую кнопку “Согласовать”, “Отклонить” или “Ознакомиться”. Документ сменит статус согласно действию.
Скачивание документа
При наличии соответствующих прав на платформе idocs можно скачать любой документ. Для этого необходимо открыть нужный документ и нажать на значок стрелки вниз, расположенный в правом верхнем углу экрана. Документ будет скачан и сохранен в смартфоне. Далее его можно будет отправить по мессенджеру или электронной почте.
Уведомления
В приложении idocs к просмотру доступны уведомления, которые поделены на:
- уведомления по документам – касаются действий по документам;
- системные уведомления — касаются работы на платформе idocs.
Посмотреть их можно в разделе “Профиль”, нажав на иконку колокольчика в правом верхнем углу.
Заключение
Мобильное приложение idocs — это действительно новый уровень электронного документооборота. Оно позволяет легко, быстро и безопасно управлять ЭДО в любое время и в любом месте. С учетом развития технологий и цифровизации многих услуг и сервисов в Казахстане, данное мобильное приложение будет полезным инструментом для казахстанцев.
Ссылки на приложение:
- idocs в App Store
- idocs в Google Play
Примечание: данная публикация выполнена на правах рекламы.
